Start-up: ¿Qué herramientas usan las SU para gestión de tareas?

What tools do small startups (3-40) use for Task Management, Communication, Bug Tracking?

Bob Troia, I'm a CEO who can write code.




At Affinitive (www.beaffinitive.com), we've gone through the process of trying out a number of tools over the past few years, and have settled on using the following 'core' set of platforms:

Collaboration and Communication

• Basecamp (www.basecamphq.com) - We use Basecamp as our primary collaboration/task management tool for both internal and client-facing projects. It's intuitive enough that even our most non tech-savvy client can figure it out, and it allows us to create a centralized repository of all project-related communication, milestones, and assets among a large team encompassing our staff, our client's team, and other vendors/agency partners.

• Google Apps (apps.google.com) and Google Docs (docs.google.com) - We decided to move our email over to Gmail, which allows us to integrate accounts with Google Calendar and save us thousands of dollars (running MS Exchange server). While we use MS Office as our main document creation suite (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs offers the ability to have multiple users collaborate on the same doc in real time as well as save version history (great for writing specs, proposals, etc.). You can also convert Office docs to Google docs and vice versa (but we've run into formatting issues during the conversion process).
• Box (www.box.com) - We had close to 7 years of files stored on our company's physical file server. One thing I can say is that managing a file server among a team of more than 10 people is a pain - from remote users having issues connecting to our VPN, to configuring backups and maintaining security. While we've tried to implement systems to properly organize/maintain project directories, there will inevitably be random files scattered throughout, or files/folders accidentally moved (or deleted!). We decided to move everything into the cloud, and Box had the best combination of features, security, and pricing. And now I have immediate access to any document we've ever created, properly tagged and fully searchable, from any device (laptop, smartphone, tablet). You can also open documents stored on Box with Google Docs to take advantage of the collaboration features!
• Facebook (www.facebook.com) - While IM is our primary means of 1-to-1 real-time internal communication, we have a thriving private Facebook group where we post links to interesting industry articles or start discussions. Highlights from the week are then culled and published on our Social Media Playground blog (www.socialmediaplayground.com).
• GitHub (www.github.com) - Are you writing code? Using Git? Your development team should be using GitHub to host your code repositories since they most likely already have GitHub profiles. We maintain a number of "private" repositories but have released some public code for others to use and collaborate on (useful code snippets, hacks, api libraries, etc.).

(I'm assuming that "communication" in your question means team communication versus external communication such as newsletters, etc.)

Task Management and Issue Tracking

• DoneDone (www.getdonedone.com) - After using a combination of Mantis (www.mantisbt.org) and the to-do functionality in Basecamp for a number of years, we now use DoneDone as our issue tracking tool. Clean, simple, easy to assign issues, see who has open issues, etc.
• Kanban Tool (www.kanbantool.com) - About a year ago our development team began to employ Kanban (a Japanese lean manufacturing method -http://en.wikipedia.org/wiki/Kanban) and we would maintain our Kanban boards in a Google drawing which wasn't the best way to manage the process. Thankfully there is now a web-based tool that makes things easy to update and manage, as well as provide analytics.
• Clicktime (www.clicktime.com) - Even if you aren't billing clients for work, you need a way to track your team's utilization and how their time is being focused. We use Clicktime to do all of our time tracking as well as managing resources/time estimates and expense reports. You can manually fill out time sheets, but they also provide a desktop timer utility as well as mobile access.

As you can see, this can all get rather difficult to manage as you incorporate more and more tools and there will always be some feature overlap, but many of these platforms offer APIs so you can build your own dashboard/reporting tools (i.e., we are working on a real-time reporting system that allows staff to see their actual vs. budgeted hours on each project, open to-do items, dynamically update our Kanban boards, etc.

Next up for us is to move our billing/finance system off of Quickbooks to a more "modern"/flexible/SaaS-based platform...


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Proyecto de Software: Fallas en el timing del desarrollo de tareas

Why are software development task estimations regularly off by a factor of 2-3?

Is it the developer's fault? Is it a management issue? Bad methodology, or lack thereof? Or is it ingrained in the nature of the process?

Michael Wolfe, CEO, Pipewise, Inc. http://www.pipe...


Let's take a hike on the coast from San Francisco to Los Angeles to visit our friends in Newport Beach. I'll whip out my map and draw our route down the coast:

The line is about 400 miles long, we can walk 4 miles per hour for 10 hours per day, so we'll be there in 10 days. We call our friends and book dinner for next Sunday night, when we roll in triumphantly at 6pm. They can't wait!

We get up early the next day giddy with the excitement of fresh adventure. We strap on our backpacks, whip out our map, and plan day one. We take a look at the map. Uh oh:

Wow, there are a million little twists and turns on this coast. A 40 mile day will barely get us past Half Moon Bay. This trip is at least 500, not 400 miles. We call our friends and push back dinner til Tuesday. It is best to be realistic. They are disappointed, but they are looking forward to seeing us. And 12 days from SF to LA still is not bad. 

With that unpleasantness out of the way, we head off. Two hours later, we are barely past the zoo. What gives? We look down the trail:

Man, this is slow going! Sand, water, stairs, creeks, angry sea lions! We are walking at most 2 miles per hour, half as fast as we wanted. We can either start walking 20 hours per day, or we can push our friends out another week. OK, let's split the difference: we'll walk 12 hours per day and push our friends out til the following weekend. We call them and delay dinner until the following Sunday. They are a little peeved but say OK, we'll see you then.

We pitch camp in Moss Beach after a tough 12 hour day. Shit, it takes forever to get these tent up in the wind. We don't go to bed until midnight. Not a big deal: we'll iron thing out and increase velocity tomorrow.

We wake up sore and exhausted at 10am. Fuck! No way we are getting our 12 hours in. We'll aim for 10, then we can do 14 tomorrow. We grab our stuff and go.

After a slow slog for a couple of hours, I notice my friend limping. Oh shit, blisters. We need to fix this now...we are the kind of team who nips problems in the bud before they slow our velocity. Oh shit, the town of Pescadero is three miles inland. I leave my friend, jog 45 minutes to town, grab some medicine and bandages and race back to patch up my friend. I'm exhausted, and the sun is going down, so we bail for the day. We go to bed after only covering 6 miles for the day. But we do have fresh supplies, and we are much better equipped now. We'll be fine. We'll make up the difference tomorrow.

We get up the next morning, bandage up our feet and get going. We turn a corner. Shit! What's this?

Goddamn map doesn't show this shit!. We have to walk 3 miles inland, around some fenced-off, federally-protected land, get lost twice, then make it back to the coast around noon. Most of the day gone for one mile of progress. OK, we are *not* calling our friends to push back again. We walk until midnight to try to catch up and get back on schedule.

After a fitful night of sleep in the fog, my friend wakes up with a raging headache and fever. I ask him if he can rally. "What do you think, asshole, I've been walking in freezing fog for 3 days without a break!" OK, today is a loss. Let's hunker down and recover. Tomorrow we'll ramp up to 14 hours per day since we'll be rested and trained...it is only a few more days, so we can do it!

We wake up the next morning groggy. I look at our map:

Holy shit! We are starting day 5 of a 10 day trip and haven't even left the Bay Area! This is ludicrous! Let's do the work to make an accurate estimate, call our friends, probably get yelled at, but get a realistic target once and for all.

My friend says, well, we've gone 40 miles in 4 days, it is at least a 600 mile trip, so that's 60 days, probably 70 to be safe. I say, "no f--ing way...yes, I've never done this walk before, but I *know* it does not take 70 days to walk from San Francisco to Los Angeles. Our friends are going to laugh at us if we call and tell them we won't see them until Easter! 

I continue, "if you can commit to walking 16 hours a day, we can make up the difference! It will be hard, but this is crunch time. Suck it up!" My friend yells back, "I'm not the one who told our friends we'd make it by Sunday in the first place! You're killing me because you made a mistake!"

A tense silence falls between us. The phone call goes unmade. I'll call tomorrow once my comrade regains his senses and is willing to commit to something reasonable.

The next morning, we stay in our tents til a rainstorm blows over. We pack our stuff and shuffle off at 10am nursing sore muscles and blisters. The previous night's fight goes unmentioned, although I snap at my idiot friend when he leaves his water bottle behind, and we have to waste 30 minutes going back to get it.

I make a mental note that we are out of toilet paper and need to stock up when we hit the next town. We turn the corner: a raging river is blocking our path. I feel a massive bout of diarrhea coming on...


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Argenware: 7 empresas que sobresalen

Conozca las 7 empresas “puntocom” argentinas que quieren ser más que una “moda de verano” 

Estas firmas realizan negocios muy diversos, que van desde los seguros, pasando por tarjetas virtuales, redes sociales para universitarios y niños, y el financiamiento de iniciativas pequeñas. Apuntan a replicar el éxito de empresas paradigmáticas como MercadoLibre   

Por Cesar Dergarabedian 

La Argentina es considerada como una cuna de empresas de Internet que tuvieron su momento de fulgor en la fiebre de las compañías “puntocom” a principios de este siglo, como, por ejemplo, Patagon y ElSitio.

Algunas de esas firmas lograron sobreponerse a la debacle general, que arrasó el mercado entre los años 2000 y 2001, y hoy son firmas establecidas, como el portal de subastasMercadoLibre y el sitio de turismo y viajes Despegar.

Estas empresas funcionan como íconos para una decena de emprendimientos localesque nacieron en los dos últimos años y que buscarán en 2012 su consolidación.

Las mismas desarrollan negocios muy diversos, que van desde los seguros, pasando por tarjetas virtuales, redes sociales para universitarios y niños, y el financiamiento de iniciativas. 

Tiendas electrónicas
Tienda Nube es un servicio que ofrece una plataforma  de ventas “online” para las Pyme y emprendedores. Está conformado por 4 jóvenes que se especializaron en “e-commerce” y, además de la herramienta de ventas, brindan cursos y charlas para aprender a optimizar las mismas en Internet.

Este espacio permite a las pequeñas empresas tener una tienda virtual de forma accesible y sencilla de manejar, a través de una solución autogestionable e instantánea.

Tienda Nube es una empresa creada por Santiago Sosa, José Abuchaem, Martín Palombo, ingenieros en Informática del ITBA; y Alejandro Alfonso, licenciado en Ciencias de la Computación en la UBA, quienes en 2010 aplicaron a BAITEC, la incubadora de compañías de base tecnológica del Gobierno porteño, y ganaron oficinas y tutorías durante todo el año para llevar a cabo el proyecto. A comienzos de 2011, renovaron BAITEC por un año más.

El servicio incluye una web de venta (carrito de compras) que puede, al mismo tiempo, relacionarse con la página de Facebook de cada firma, por lo que esta plataforma también se convierte en un canal de comercialización.

Además, para aquellos emprendedores que sólo se manejan con efectivo, les brinda la posibilidad de realizar ventas a través de la variedad de plataformas de pago que se integran a Tienda Nube, sin cobrarles comisión por las transacciones.

Por otra parte, ofrece una solución en el momento del diseño de la tienda virtual, ya que el cliente puede optar por  tiendas ya diseñadas o por su propio diseño.

Además, brinda exposición a nuevas audiencias a través de los mecanismos de marketing sociales y de la presencia en buscadores como Google.

Red social infantilA fines de 2011 se lanzó Picapon, una red social especialmente diseñada para chicos de entre 6 y 12 años. 

Como parte de la socialización de Mundo Gaturro, que ya cuenta con más de 3 millones de niños registrados, surge esta plataforma como nueva forma de comunicación “online” para su comunidad de usuarios.

Al igual que aquel, Picapon es un proyecto concebido y desarrollado desde la Argentina y nace a partir del fenómeno de la expansión de su comunidad online y su impacto dentro y fuera del sitio. 

El espacio de entretenimiento virtual Mundo Gaturro, basado en el personaje del ilustrador argentino Nik, nace en marzo de 2010 y hoy el 25% de sus usuarios son internacionales de países de habla hispana como México, Chile, Colombia, Perú y España.  

La premisa de Picapon es brindar diversión y entretenimiento online a los chicos y seguridad a los padres para lograr una primera experiencia en redes sociales de los más pequeños en un ambiente confiable.

“El crecimiento exponencial de Mundo Gaturro y el comportamiento de los 3 millones de chicos que integran su comunidad nos enseñó que existe un universo enorme de niños en todo el mundo, nativos digitales, con necesidad de jugar y sociabilizar online”, afirmó Marcelo Liberini, CTO de la Compañía de Medios Digitales (CMD).

Ateneo universitarioUna red social para estudiantes y universidades: eso es InterUniversidades.com. Fue creada por un argentino, que apunta a ser un sitio de encuentro para los interesados en estudios de educación superior.

Se trata de una comunidad en Internet, en la que estudiantes  y universidades de todo el mundo pueden buscar datos e interactuar con los directores de las casas de estudios y sus profesores de forma gratuita.

La red, creada por Alexis Genuth, permite el contacto y acceso a información sobre estudios superiores, cursos y estudios de idioma, en cada ciudad/país. Además, informa sobre destinos, mercados de trabajo, viajes, visas, alojamientos, mapas, beneficios y subsidios, entre otros.

El portal permite la comunicación ya no solo a nivel institucional (como lo hacen  otras redes), sino también a nivel facultad/carrera, profesor/estudiante o entre compañeros/colegas; siempre dentro de una misma institución e interactuando con otras. 

En esta plataforma, ya no se habla de “amigos”, sino de “compañeros/colegas” y se los puede tanto “agregar o seguir”. 

Los “grupos” se transforman en “grupos/clases” y el “Me gusta/No me gusta”, adquiere forma de voto, reconociendo así a quienes son los mejores ranqueados, en sus aportes a la comunidad. 

Tarjetas virtuales
bePoket Print es una empresa que diseña e imprime tarjetas personales a través de una plataforma web. Los usuarios pueden elegir entre imágenes que ofrece el sitio o puede cargar las propias (fotos, dibujos, lo que se quiera). 

Cada una de las tarjetas pueden ser distintas, el usuario las pide y las elige por Internet y las recibe en su domicilio.

Por ejemplo, un diseñador o artista puede armar un portafolio con sus diseños u obras de arte, presentando en cada en tarjeta una creación diferente. Es decir, ofrece la posibilidad de imprimir en un pack de 100 tarjetas, todas distintas.

La empresa fue fundada por las diseñadoras Bárbara Rojkes y Gabriela Skorka que, siguiendo las tendencias mundiales de diseño y tecnología, idearon una plataforma que permite al usuario generar contenido propio, para después imprimirlos en calidad premium. 

Por su propuesta, bePoket Print fue distinguida en 2010 por el Gobierno porteño a través del programa Buenos Aires Emprende 2010 (BAE), y el año pasado fue seleccionada para formar parte del programa Capital Semilla 2011, llevado a cabo por la Secretaría de la Pequeña y Mediana Empresa y Desarrollo Regional (Sepyme).

Seguros
El Asegurador On-Line se lanzó hace ocho meses, con el fin de proveer información sobre las diferentes alternativas a la hora de contratar un seguro. 

A través del sitio, el usuario puede realizar sus propias cotizaciones a medida, además de obtener información sobre coberturas y precios en compañías líderes del mercado. 

Con una proyección de facturación de u$s150.000 para 2012, desde su inicio recibió 80.000 visitas, hubo 16.000 cotizaciones, y se concretaron más de 1.000 pólizas.

Una vez que el usuario ingresa al sitio, un productor de seguros matriculado, asignado por zona geográfica y por especialización, según el seguro consultado, se comunica con él para despejar dudas y concretar la operación.

A través del sitio, los visitantes pueden seleccionar el seguro acorde a su necesidad, sin tener que realizar consultas a distintas compañías. Hoy cotiza y muestra valores de referencia de compañías como Allianz, Zurich, Liberty, RSA y HSBC.

Gastón Alejandro Ramos, gerente general del portal, explicó que el El Asegurador On-Line nace de la iniciativa de profesionales y especialistas de la industria del seguro y la tecnológica. “En cinco años, la mayoría de los seguros masivos de todas las compañías se podrán contratar en el ciberespacio”, vaticinó.

A diferencia de otros portales o multicotizadores, se especializan solamente en la industria del seguro, a través de asesores matriculados. 

Clasificados
alaMaula.com es una red de sitios locales de clasificados “online” para usuarios de habla hispana y portuguesa en América latina, que forma parte del Grupo eBay. Fue fundada a fines de 2009 en Córdoba por cuatro emprendedores y desde junio de 2011 es partner de eBay, el modelo de clasificados N°1 en el mundo.

El objetivo de alaMaula es poner en contacto la comunidad de vendedores y compradores locales, como así también ayudar a mejorar la toma de decisiones de compra gracias a los más de 300.000 productos existentes en los sitios de la red. 

En este portal, los pagos no se efectúan a través de Internet sino que, por medio de la plataforma, compradores y vendedores se conectan concretando la operación. 

Se selecciona el o los artículos de interés, se continúa el proceso a través de un e-mail y/o llamado telefónico y luego se cierra la operación de modo personal. Hay más de 6 millones de usuarios por mes que interactúan en alaMaula, con un crecimiento del 150% año por año para servir a la comunidad con una solución fácil, ágil y segura. 

Financiamiento comunitarioEmprendedores de diversos rubros se unen para poner en marcha sus proyectos a través de un nuevo sitio, TuMecenas.com. Investigación, teatro, música, tecnología, diseño y gastronomía son algunos de los campos que propone este nuevo sitio, que permite subir gratis proyectos de emprendimientos para que sean apoyados económicamente.

El portal se inspira en el “crowdfunding”, un movimiento de financiamiento comunitario, una forma para que las personas que quieren llegar a concretar sus proyectos y emprendimientos puedan captar inversores a través de páginas de Internet, que ofrecen este servicio de manera gratuita.

En TuMecenas.com, por ejemplo, se pide el financiamiento para traducción del idish al castellano del libro Oshwiencim. Quien lleva adelante el proyecto necesita 10.000 pesos para poder hacerlo y ofrece diferentes recompensas, desde que aparezcan como patrocinadores los que aportan el mínimo, hasta recibir una copia del libro traducido.

El uso del método del crowdfunding en la industria cinematográfica se remonta al año 2004, cuando los productores franceses Guillaume Colboc y Pommmeraud Benjamin lanzaron una campaña de donaciones por Internet para financiar su película Demain la veille (Lugar para ayer). En tres semanas financiaron aproximadamente 60.000 euros lo que les permitió rodar su película.

iProfesional

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Lean Startup: 8 maneras de pivotar la visión

A Smart Business Knows 8 Ways to Pivot Their Vision

Martin Zwilling 

One of the hottest buzzword for startups these days is “pivot.” The term, introduced by entrepreneur and venture advisor Eric Ries in an article on Lessons Learned  a couple of years ago, is properly used to describe smart startups that change direction quickly, but stay grounded in what they’ve learned. They keep one foot in the past and place one foot in a new possible future.

Over time, this pivoting may lead them a bit away from their original vision, but not away from the common principles that link each step. The pivot has to leverage previous learning about customers, technology, and the environment. The alternative is more risky, simply jumping compulsively from one vision to another, and is likely to lead to a death spiral.

The pivot can be applied to any element of the business model, without changing the underlying vision. Here are some of the most common pivot elements that Eric and others have noted:

1. Customer problem pivot. In this scenario, you use essentially the same product to solve a different problem for the same customer segment. Eric says that Starbucks famously did this pivot when they went from selling coffee beans and espresso makers to brewing drinks in-house.
2. Market segment pivot. This means you take your existing product and use it to solve a similar problem for a different set of customers. This may be necessary when you find that consumers aren’t buying your product, but enterprises have a similar problem, with money to spend. Sometimes this is more a marketing change than a product change.
3. Technology pivot. Engineers always fight to take advantage of what they have built so far. So the most obvious pivot for them is to repurpose the technology platform, to make it solve a more pressing, more marketable, or just a more solvable problem as you learn from customers.
4. Product feature pivot. Here especially, you need to pay close attention to what real customers are doing, rather than your projections of what they should do. It can mean to zoom-in and remove features for focus, or zoom-out to add features for a more holistic solution.
5. Revenue model pivot. One pivot is to change your focus from a premium price, customized solution, to a low price commoditized solution. Another common variation worth considering is the move from a one-time product sale to monthly subscription or license fees. Another is the famous razor versus blade strategy.
6. Sales channel pivot. Startups with complex new products always seem to start with direct sales, and building their own brand. When they find how expensive and time consuming this is, they need to use what they have learned from customers to consider a distribution channel, ecommerce, white-labeling the product, and strategic partners.
7. Product versus services pivot. Sometimes products are too different or too complex to be sold effectively to the customer with the problem. Now is the time for bundling support services with the product, education offerings, or simply making your offering a service that happens to deliver a product at the core.
8. Major competitor pivot. What do you do when a major new player or competitor jumps into your space? You can charge ahead blindly, or focus on one of the above pivots to build your differentiation and stay alive.

In all cases, the change is not linearly adding one more new feature, in the vain hope that this one will cause traction to magically materialize. The key to pivoting is spotting trends from real data and real market experience, and optimizing the basic product/market fit, without leaving a hole or divot in your market or your credibility.

Look for multiple data points before you pivot. You have to learn that no product will satisfy every customer, so don’t make random jumps based on a single customer, friend, or negative blog article. A good internal data point or early-warning is a chronically frustrated solution team.

Get your investors and advisors to do the pivot exercise right along with you, so there are no surprises. Adaptation and dealing with chaos is the key to survival for a startup, and your best competitive edge over large companies. The down side is that it may be bad for your golf swing.

Forbes

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