Que saben de gestión los mandos medios

Lo que los asistentes de ejecutivo saben sobre la administración 
Nicole Torres - HBR



Como asistente ejecutivo, su trabajo es ayudar al ejecutivo hacer su trabajo mejor. Pero como empleado, esto es sólo un aspecto de su trabajo. Estás haciendo un montón de otras cosas que no son necesariamente en servicio de su jefe. Hablé con Melba Duncan, presidente del grupo Duncan, una firma de búsqueda y consultoría contratada especializada en recursos de alto nivel de apoyo a la gestión, y autor de El Asistente de Nueva Ejecutivo, para aprender lo que se necesita para ser un asistente ejecutivo de éxito - y qué otros empleados pueden aprender de estos maestros de la gestión de hasta. Aquí hay una versión editada de la conversación:

¿Qué hace alguien que pasa todo su tiempo a la gestión de hasta tiene que enseñar a alguien que pasa sólo algún tiempo pensando en la gestión para arriba?

Gestión de hasta tierras en el escritorio de todo el mundo en función de su nivel de ambición y su voluntad de expandirse dentro de su papel. Tienes que aprender a anticipar y leyó el momento. Asistentes de dirección saber lo que el ejecutivo tiene que hacer todos los días, lo que debe ser completado, ¿cuál es el objetivo, ¿cuáles son los plazos. Ellos están dispuestos a respetar el punto de vista y trabajar dentro de ese parámetro de otra persona. Asistentes que son una maravilla en lo que hacen son muy, muy colaborador. Ellos entienden el negocio que están en la motivación y del ejecutivo. Y aprenden esto desde siempre comunicarse con el ejecutivo.

Lo que diferencia a los asistentes ejecutivos, aparte de los empleados o miembros del equipo tratan de gestionar hasta? ¿Es que los asistentes están manejando la vida de alguien y los empleados no están realmente haciendo eso?

Eso es correcto. Y en la mayoría de los casos no se espera que los empleados no asistentes. Como asistente, usted sabe que usted es el responsable de la vida de otra persona, y usted está ahí para hacer una diferencia .. Su función es la de apagar incendios, llenar los vacíos, anticiparse a las necesidades del ejecutivo, y ejercer un juicio basado en esas necesidades . Usted es un socio de negocios, a entender la política de una situación, y usted entiende cómo funciona el negocio, como un todo. Te esperan para saber exactamente lo que su jefe está pensando y por qué. Este individuo presenta una ventana a la oficina del ejecutivo. Asistentes de dirección están en un papel de apoyo estratégico, sino que también juegan un papel de gestión estratégica.

Si usted no ha alcanzado ese nivel de relación comercial, que es un poco diferente. Esto no significa que usted no debe ejercer las mismas ideas y el mismo intelecto. Sólo significa que la experiencia es tal vez más tarea impulsada de relaciones con sus clientes.

¿Cómo puede el resto de nosotros crear asociaciones similares con nuestros jefes?

Al centrarse en sus contribuciones y asumir la responsabilidad por los resultados. Tienen que demostrar constantemente que son indispensables, y demostrar su relevancia para el trabajo. Los empleados tienen que ser capaces de aplicar la diplomacia y buen juicio para responder a todas las circunstancias, previsibles e imprevisibles, a medida que ocurren. Usted debe saber lo que el trabajo de su jefe es y cómo apoya las necesidades de la organización, por lo que será capaz de ayudar cuando se puede y reducir el estrés y retrocesos.

¿Cuáles son los mejores habilidades que hacen un asistente ejecutivo exitoso? Y hacemos las aplican a otros empleados?

Los mejores asistentes ejecutivos usan su intuición, el juicio, el conocimiento del negocio, técnicas de motivación y liderazgo personal para convertirse en un elemento integral de la vida profesional y personal del Ejecutivo. Se adaptan sus habilidades tecnológicas para crear y gestionar soluciones de ahorro de tiempo. Ellos quieren estar constantemente mejorando. Tienen que ser fiable y tener autodisciplina. Estas habilidades se aplican a los que optan por seguir carreras desafiantes en todos los niveles.

El principio fundamental que impulsa el asistente de talento es un compromiso con la mejora continua. Asistentes piensan, actúan y trabajan con otros para minimizar las crisis, tomar decisiones, y guardar los ejecutivos de tiempo. Este conjunto de actitud y habilidad se aplica a todos los empleados. Los empleados deben trabajar juntos para el éxito global del grupo. Si realmente quieren emular el asistente ejecutivo, vendrán temprano y quedarse hasta tarde, recoger la holgura de otro para el beneficio del grupo, a su vez objetivos en un plan de acción, y luego confirmar y ejecutar. Se indicarán lo que van a hacer y cumplir con esas expectativas; evitarán atajos, decir la verdad, y tienen el valor de decir lo que piensan los ejecutivos.


Si una persona está tratando de hacer el trabajo del jefe un poco más fácil, si ella actuar el papel del asistente? ¿Podría ser contraproducente o habría que ayudar a un empleado que está tratando de gestionar hasta?

Creo que puede ayudar a los empleados. Pero usted tiene que tener buen juicio y discreción. Si tienes una idea y quieres compartirlo con su jefe, asegúrese de que su tiempo es el punto. Todo depende de que el empleado para intensificar, porque no se puede esperar que alguien que está gestionando un equipo o un proyecto para conocer el nivel de competencia de cada persona. Digo esto todo el tiempo. Entre en el espacio que desea estar en. Usted tiene que decirle a la gente lo que haces bien, ya sea dentro de su función o fuera de él. Si veo que tiene un talento para escribir, entonces redactar un correo electrónico diciendo: "No puedo responder a esta dirección de correo electrónico en su nombre." Observe cómo responde su jefe. Usted acaba educado esa persona que usted tiene una habilidad de la escritura.

Usted dice en su artículo HBR que los asistentes ejecutivos tienen que salir de su zona de confort y que los ejecutivos tienen que estar dispuestos a delegar. Está ganando confiar en un reto?

Sí, los ejecutivos tienen que estar dispuestos a delegar, pero los ejecutivos no saben lo que sabes. Así que aterriza en el escritorio del asistente para educar a ese ejecutivo sobre lo que él o ella es capaz de gestionar. Su papel es el de reducir o controlar algunas de las funciones del ejecutivo, con el fin de darle a esa persona más tiempo.

Hay algunos ejecutivos que no va a dejar ir. Este es su naturaleza. Eso le da al asistente ejecutivo un poco más de un desafío. Sólo tienes que ser más delicada. Tal vez usted dice, "Yo sólo manejé esa llamada; Yo sabía la respuesta que quería dar porque lo discutimos. Espero eso está bien. "Educa a esa persona en cómo puede responder bajo presión. Algunos ejecutivos necesitan confianza completa antes de que van a dejar ir. Así que hay que convencerlos de que está bien.

¿Son diferentes de otros empleados y sus jefes los límites? Se espera que un asistente de coger el teléfono a las 10 pm, pero ¿qué pasa con otro empleado?

Parte de ser un asistente ejecutivo o un socio de negocios es que usted está enterado de todo lo que sucede todo el tiempo, incluso si se trata de las tres de la mañana. Yo sí creo en el mundo de hoy que cerrando y no estar disponible no es aceptable. Me gustaría pensar que los empleados que realmente quieren tener éxito seguirá siendo flexible y disponible.

Entiendo el equilibrio trabajo / vida. Yo lo llamo la integración trabajo / vida. Usted tiene que saber lo que necesita, y entonces usted tiene que comunicar eso. Por ejemplo, si usted necesita tiempo personal domingos por la mañana, entonces usted necesita para hacer que el ejecutivo cuenta que no va a ser lo más accesible domingos por la mañana. O usted necesita conseguir a alguien para cubrir para usted. Cuidar de sí mismo es esencial. Usted viene primero.

¿Cree usted que en general las mujeres son mejores en la gestión hasta que los hombres?

No creo que eso sea cierto en absoluto. Creo que es la persona. Creo que es lo que motiva a alguien a querer ayudar a alguien más.

También escribió en su obra que descubrir sobre el temperamento de un ejecutivo antes de aceptar una posición es muy importante, así como indicando claramente mientras usted está entrevistando cómo espera ser tratado. ¿Eso es particularmente cierto para los asistentes de dirección debido a la relación?

Creo que es más amplio. Es importante que todos sepan que van a ser la presentación de informes a, lo que es el estilo de gestión de esa persona, y lo que es la cultura de la organización. El ayudante, y el empleador, tienen el derecho de preguntar sobre eso en la entrevista: por ejemplo, "Cuando alguien te decepciona, ¿cómo dejas que esa persona sabe? ¿Cuál es tu estilo? "Creo que todo el mundo debería hacer esa pregunta.

Los asistentes personales son conocidos por hacer lo que los ejecutivos de preguntar, pero tienen que hacer retroceder en algunas cosas. ¿Cómo se dice "no" a las peticiones de su jefe?


Es importante saber cómo decir "no" cuando no se puede hacer lo que se pide, o cuando usted puede tener una mejor solución o idea. Escuche a la solicitud, e indicar que usted entiende lo que es importante para el ejecutivo. Piense si usted está dispuesto a hacer concesiones. Mostrar respeto por el punto de vista de su jefe, y luego decir claramente por qué no puede cumplir con su / su petición. Tal vez se trata de la gestión de prioridades, o la petición atraviesa sus límites personales. Decir "no" con respeto se convierte en su ventaja competitiva, porque demuestra su inteligencia social, la intuición y consideración por los demás. Pero mantente firme una vez que haya tomado una decisión.

Usted ha dicho que el tener un asistente ejecutivo puede mejorar drásticamente la productividad de un ejecutivo y de la organización en su conjunto. Si más empleados empiezan a gestionar hasta, habría que producir resultados positivos similares?

Creo que sí. Hay muchos asistentes y muchos individuos, en las empresas que no se dan cuenta de lo importante que son para esa empresa. Cada vez que se expande en un papel, que agrega más valor a ti mismo, a la gestión, y para la empresa. Pero le toca a usted para pedir más responsabilidad.

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