Presupuestar proyectos ágiles

Su proyecto ágil necesita un presupuesto, no un estimado
Debbie Madden - Harvard Business Review




Casi todos los proyectos de desarrollo de software comienza con una pregunta: ¿Cuánto va a costar? Tal vez es un actor que hace la pregunta: un CEO, miembro de la Junta, VC, o jefe. Tal vez se ha pedido otra manera - ¿Cuánto tiempo va a tomar? ¿Cuántas historias podemos entrar en este siguiente sprint? ¿Cuántas personas tenemos que contratar para hacer esto? ¿Cuánto dinero puedo necesitamos recaudar?

Estas son todas las variaciones sobre la misma pregunta - cuánto esfuerzo se va a costar en términos de tiempo y / o dinero?

Hay dos respuestas comunes a esta pregunta:

1. No sabemos;
2. Vamos estimado y volvemos con usted.

Las partes interesadas y los responsables políticos no les gusta la primera respuesta porque necesitan desesperadamente una respuesta a su pregunta y que no tienen los conocimientos necesarios para responder a ellos mismos. Los equipos técnicos no les gusta la segunda respuesta, porque la estimación toma un montón de tiempo y a menudo se abusa - las partes interesadas a veces se vuelven las "estimaciones" en máximos y se molestan si el equipo les supera.

Sin embargo, la verdad es: Es la responsabilidad del equipo técnico para responder a la pregunta "¿Cuánto va a costar?" Porque los equipos técnicos son los que tienen el conocimiento más relevante para responder a ella. Si yo le pregunto, "¿Cuánto cuesta construir un estadio de béisbol?" Sólo aquellos de ustedes que tienen experiencia de primera mano la construcción de un estadio de béisbol de verdad puede responder. El resto de nosotros estamos tomando una puñalada en la oscuridad.

Aquí está la cosa: "¿Cuánto es este estadio va a costar?" Es una pregunta justa. ¿Necesito comprar una pala para que pueda construir un sandlot? ¿O tengo que recaudar 100 millones de dólares para construir el Yankee Stadium? Los interesados tienen que tomar decisiones y merecen tener una idea de lo que su inversión va a costar y si vale la pena fruncir.

Un reciente artículo de Harvard Business Review reveló que uno de cada seis proyectos de TI tiene un sobrecoste de 200%. Esa es una muy alta tasa de fracaso para la estimación. Para minimizar el riesgo de que su próximo proyecto técnico vaya mal, deje de estimar y comenzar la presupuestación.

Para la mayoría de las decisiones estratégicas, la estimación es demasiado precisa. Estimación rompe un proyecto de software en granular, de 1 a 3 porciones al día. Para un proyecto de US $ 100.000, que es un montón de trabajo. Para un proyecto de $ 1 millón o más grande, eso es desmesurado. Si intenta romper un proyecto completo en las estimaciones al inicio del proyecto, usted está perdiendo realmente semanas de su tiempo. ¿Por qué? Debido a que no hay manera de que usted va a obtener la estimación a nivel granular correcta en el inicio de un proyecto.

En cambio, aquí está una de cuatro pasos, su táctica a la presupuestación. Toma 20% menos tiempo que la estimación, y se actualiza fácilmente en toda la vida de su proyecto.

Paso 1: Identificar las Decisiones

Antes de comenzar a pensar en el presupuesto, o la estimación para el caso, es muy importante saber qué decisiones usted está tratando de hacer. ¿Qué vas a hacer una vez que tenga los datos? ¿Qué está tratando de aprender?


Algunos ejemplos de decisiones que podría estar tratando de hacer son:

• ¿Empezamos este proyecto o lo matamos?
• ¿Contratar más personal o subcontratar?
• ¿Iniciamos la comercialización de esta función?
• ¿Construimos este proyecto siguiente o suprimir las prioridades?
• ¿Lanzamos un emprendimiento?
• ¿Asignamos presupuesto de este trimestre?

Código este conjunto de historias a continuación?
No continúe con los pasos 2, 3 y 4, sin realmente saber qué decisión que usted está tratando de hacer. Si usted no puede identificar la decisión que usted está haciendo, la estimación y el presupuesto son a la vez una pérdida de tiempo.

Paso 2: Precisión de concordancia de la Decisión

Una vez que identifique la decisión que usted está tratando de hacer, la siguiente tarea es hacer coincidir la herramienta para el trabajo. Por ejemplo:

• Si usted está tomando una decisión detallada (es decir, ¿Cuánto le terminemos esta iteración?), A continuación, la estimación es una buena herramienta para el trabajo porque su precisión coincide con la decisión granular que están haciendo.
• De lo contrario, para más decisiones estratégicas, como muchos de los mencionados anteriormente, el presupuesto es una herramienta más apropiada.

Paso 3: Presupuesto

Cuando la decisión que usted está haciendo es estratégica, presupuesto utilizando un enfoque de arriba hacia abajo, y obtener sólo como granular como usted necesita para tener suficiente información para tomar su decisión.

Para ilustrar, supongamos que estamos construyendo una librería en línea. ¿Qué funcionalidad de alto nivel podríamos necesitar? Tal vez algo como esto:

• Carro De La Compra
• Explorar Libros
• Buscar Libros
• gestionar el inventario
• Prevista Dentro de libro

¿Tenemos suficiente información para responder a "¿Cuánto cuesta esto va a costar?" Probablemente no.

Conseguir más granular se justifica. Vamos a romper "Search Books" en más detalles.

Tal vez queremos buscar libros por
título
autor
Dentro del libro


Vamos a suponer que alguien en nuestro equipo ha construido un componente de búsqueda antes, así que podemos decir que la búsqueda por "Título" se llevará a 1-2 semanas, por "autor" de 1-2 semanas, y "En el libro" 4-16 semanas.

¿Tenemos ahora suficiente información para responder a "¿Cuánto cuesta esto va a costar?" Probablemente no, así que lo descomponen más se justifica. Si echamos un cálculo aproximado en cuanto a la gama de tiempo de cada uno de los 5 temas se llevará, y asociada que con un costo, podríamos terminar con:



En resumen, nuestros datos hasta ahora es:

• La decisión se pretende hacer es: ¿Debemos construir esta librería en línea?
• Esperamos que el proyecto costará 775k - 4.3M

¿Tenemos suficiente información para responder a "¿Cuánto cuesta esto va a costar?" Tal vez.

• Si nuestro presupuesto es de $ 500k, entonces sí tenemos suficiente información. La respuesta es no, no podemos permitir.
• Si nuestro presupuesto es de $ 5 millones, entonces sí tenemos suficiente información. La respuesta es sí, nos lo podemos permitir.
• Si nuestro presupuesto es de $ 2,5 millones, entonces no tenemos suficiente información.

Paso 4: Los rangos y niveles de confianza

Si nuestro presupuesto es de $ 2,5 M y luego se necesita más información. Ahora debemos asignar niveles de confianza a cada tema. Para ello, tenemos:

1. Dar prioridad a los temas
2. Identificar qué temas son "obligatorios" vs "Encantado de que tienen"

En nuestro ejemplo librería en línea, nos encontramos con:



En este punto, hemos pasado quizás 2-4 horas. Si hubiéramos tratado de estimar esta precisión, que habría tomado 2-3 días.

Una nota aquí en productos viables mínimos (MVP): Si está utilizando un enfoque Lean Startup para la construcción de su software y está construyendo un MVP, tiene dos opciones. En primer lugar, puede crear un presupuesto para todo el proyecto y la lista de los temas a incluir en el MVP como "Requerido" y todo lo demás no es necesario. O, alternativamente, puede crear un presupuesto exclusivamente para el MVP y dejar el resto del producto intencionalmente vagas. La belleza de un enfoque de arriba hacia abajo a la presupuestación es que es mucho más rápido que la estimación que se puede ejecutar fácilmente un presupuesto varias veces a lo largo del proyecto a medida que aprende más.

Paso 4 es difícil de hacer manualmente. Para obtener los niveles de confianza exactos, necesita simulaciones matemáticas. La mejor herramienta que he visto de este para proyectos de software es Ballpark. (Revelación: es una aplicación desarrollada por mis compañeros de trabajo Es gratis, y no hacemos dinero con él.). Es una herramienta de presupuesto que toma la entrada de unas pocas horas de presupuesto (como se hizo anteriormente) y simula miles de posible los resultados utilizando cálculos matemáticos complejos, y en cuestión de segundos escupe niveles de confianza que puede utilizar para tener una conversación con su poderosa partes interesadas para responder a la "¿Cuánto va a costar?" pregunta.

En este caso, Ballpark nos dice:

• Si tenemos un presupuesto de 2,5 millones de dólares, tenemos 100% de confianza de que vamos a terminar nuestros 2 principales prioridades dentro de nuestro presupuesto.
• 86.5% de probabilidad de terminar en "Administrar inventario"
• 59% de probabilidad de terminar "Search Books"
• Y 23% de probabilidad de terminar "Vista previa Dentro Libros"

Tenga en cuenta que de entrada nos que "Dentro de los libros" no es obligatorio. Entonces podemos volver a ejecutar la simulación sin "Dentro de libro" y saber que si sólo nos fijamos en nuestros temas obligatorios, obtenemos -

• 81% de probabilidad de terminar "Search Books" dentro de nuestro presupuesto
• 45% de probabilidad de terminar "Vista previa Dentro del libro"

Ballpark también calcula los percentiles de la probabilidad de cada rango de presupuesto. En el ejemplo de librería en línea, vemos que hay una probabilidad del 50% nos pondremos todo el proyecto hecho por $ 2.75M:



En última instancia, es responsabilidad del equipo de tecnología para dar a la parte interesada la respuesta a la cuestión de costos. Estimación es a menudo un tiempo-fregadero y no vale la pena el esfuerzo de esto desde el principio, con una pregunta de tan alto nivel. Así que la próxima vez, trate de presupuestar en su lugar.

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